P.I."RUTKOWSKI", PROGRAM "TS-WIN"
INSTRUKCJA OBSŁUGI MODUŁU TRANSMISJI DANYCH Z "TS-WIN" DO "REWIZOR GT"

Warunkiem nięzbednym do pełnego wykorzystania modułu zgodnie z jego przeznaczeniem jest oczywiście posiadanie systemu finansowo-księgowego "Rewizor GT" firmy "Insert". "Rewizor GT" może być również używany przez biura rachunkowe z usług których Państwo korzystacie, w takiej sytuacji można przesyłać pliki drogą elektroniczną do biura rachunkowego, gdzie będą one wczytane automatycznie do systemu. Z całą pewnością pozwoli to na renegocjację stawki za obsługę księgową firmy, gdyż znacznie przyspieszone będzie księgowanie dokumentów. Moduł transmisji danych do systmu finansowo-księgowego Rewizor GT (tzw. "łącznik") jest dostępny dla tych Użytkowników "TS-WIN", którzy mają wykupiony składnik licencji "KHAN". Można też bezpłatnie włączyć moduł na okres dwóch miesięcy, daje to możliwość przetestowania działania łącznika przed podjęciem ewentualnej decyzji o jego zakupie. W celu czasowego włączenia modułu "KHAN" należy uruchomić program serwisowy "TS-WIN Serwis" i w menu "Licencja" w opcji "Tymczasowa zmiana licencji" włączyć moduł wg podanego niżej schematu:

Po włączeniu modułu "KHAN" w programie serwisowym należy uruchomić program "TS-WIN" i przed pierwszą transmisją sparametryzować łącznik w opcji "Moduły dodatkowe: KHAN - księga handlowa: Parametry KHAN":

Po wybraniu opcji pojawi się okno, w którym należy ustawić parametry łącznika, parametry są podzielone wg zakładek, każda z nich zawiera określoną grupę opcji które należy ustawić przed wysyłaniem dokumentów. Parametry są ściśle powiązane ze specyfikacją pliku wymiany danych, specyfikacja ta jest określona przez twórców systemu odbiorczego czyli w tym przypadku przez autorów "Rewizora GT". W razie wątpliwości co do sposobu ustawienia danego parametru należy skonsultować się z serwisem firmy "Insert"

Zakładka "Wspólne -> Parametry ogólne"

1. Nazwa programu KH - należy zaznaczyć "Rewizor GT"
   
   
2. Folder docelowy plików wynikowych
   Folder może być dowolny, ważne jednak żeby istniał na tym komputerze na którym będzie używany moduł. Folder można określic (a także utworzyć) korzystając z przycisku "..." po prawej stronie pola folderu. Zalecamy żeby był to folder inny niż folder programu "TS"
   
   
3. Nazwa pliku wynikowego
   Nazwa pliku wynikowego również może być dowolna, zalecamy jednak określenie jej jako: ts-<dp>-<dk>.edi
   Użycie znaczników <dp> i <dk> sprawi, że plik będzie zawierał w swojej nazwie datę początkową i końcową z zakresu dat za jaki została wygenerowana paczka faktur, przykładowo fakury za okres 01.01.2011 - 31.01.2011 zostaną zapisane do pliku o nazwie "ts-2011-01-01-2011-01-31.edi". Ułatwi to zdecydowanie późniejsze zarządzanie wygenerowanymi plikami, ponadto zapewni że będą one miały unikalne nazwy czyli każda kolejna transmisja danych będzie zapisywana w nowym pliku co w naturalny sposób utworzy historię transmisji na dysku i jej archiwum. Z kolei użycie tzw.rozszerzenia ".edi" na końcu nazwy pliku jest zgodne z formatem danych, które są w nim zawarte i takie rozszerzenie jest oczekiewane przez system "Rewiozor GT" przy odbiorze paczki
   
   
4. Kodowanie znaków w pliku wynikowym - należy zaznaczyć tak jak podano na rysunku: PC-852 (Latin 2)
   
   
5. Kod operatora w programie KH
   Jest to wartość pola nr 19.Kod operatora z inicjującej dokument sekcji "[INFO]", można tam wpisać np. inicjały albo imię osoby przeprowadzającej import danych
   
   Pole "Sposób identyfikacji (kod) kontrahenta" na zakładce "Wspólne -> Parametry ogólne" nie jest używane w łączniku do "Rewizor GT"

Zakładka "Wspólne -> Zakres eksportu - dokumenty"

W zakładce tej należy zaznaczyć jakie typy dokumentów i jakiego rodzaju przychody i koszty mają być transmitowane łącznikiem. W pierwszej kolumnie widzimy wszystkie typy przychodów stosowane w firmie a w kolejnych kolumnach typy dokumentów: FAw (faktury własne), NOw (noty obciążeniowe własne) itd.. zgodnie z oznaczeniami stosowanymi w "TS-WIN". Edycja danych jest uproszczona, należy dwukrotnie klinąć myszką przy prawej kawiędzi komórki której wartość chcemy zmienić, wybrać z listy która się pojawi "Tak" albo "Nie" i zapisać zmiany przyciskiem nad tabelą.

Łącznik do "Rewizora GT" w zakresie realizowanym przez "TS-WIN" jest z samej swojej natury przeznaczony do faktur, m.in. wymaga podania stawek VAT dlatego zalecamy aby ustawić na "Tak" tylko kolumny "FAw" i "FAo".

Zakładka "Wspólne -> Zakres eksportu - inne"

W zakładce należy zaznaczyć dodatkowe cechy dokumentów, które mogą być transmitowane łącznikiem.

1. Wg typu korekty - można zaznaczyć czy mają być transmitowane faktury pierwotne i czy korekty
2. Wg typu kontrahenta
   
   • zewnętrzne - wystawione innej firmie lub otrzymane od innej firmy
   • wewnętrzne - wystawione na siebie: np. faktury wewnętrzne
   • "bez kontrahenta" - dokumenty bez kontrahentów (dotyczy tylko przychodów i kosztów dodatkowych)
3. Wg daty - można ograniczyć transmisję do dokumentów wybranego roku lub zakresu lat

Parametry z pozostałych zakładek grupy "Wspólne" czyli "Opisy księgowań kosztów", "Opisy księgowań przychodów" oraz "Konta syntetyczne" nie są używane w łączniku do "Rewizora GT" i można je pominąć

Należy natomiast skonfigurować parametry z zakładki "Rewizor GT"

Zakładka "Rewizor GT -> Parametry ogólne"

1. Sekcja [INFO] - parametry z tej sekcji dotyczą nagłówka wysyłanego dokumentu, początkowo można je pozostawić tak jak proponuje program "TS". W razie jakichkolwiek wątpliwości albo zgłoszenia przez "Rewizor", przy próbie odczytania danych, błędu w sekcji [INFO] można po ewentualnych konsultacjach z serwisem "Rewizora" "zmienić każdy z podanych parametrów. Dla ułatwienia przy każdym polu podany jest numer pola z dokumentacji "Rewizora GT"
   
   
2. Kod nabywcy wyznaczaj jako - w pliku, który jest wysyłany do "Rewizora" znajdują się pola zawierające dane kontrahentów. Oprócz oczywistych pól takich jak nazwa, NIP, adres, telefon itp. zanajdują się pola, których wyznaczenie jest uzależnione od ustawień w "Rewizorze". Jedno z nich to pole "Kod nabywcy". Należy sprawdzić jak pole "Kod nabywcy" jest wyznaczane w "Rewizorze" i adekwatnie ustawić ten parametr. Możliwe ustawienia tego parametru to:
   
   1. symbol w programie KH - przy tak ustawionym parametrze należy każdemu kontrahentowi na liście kontrahentów ręcznie wpisać kod, który kontrahent ma nadany w "Rewizorze", odpowiednie pole jest dostepne do edycji na formularzu kontrahenta na karcie "KHAN". Na ogół nie zaleca się stosowania takiego ustawienia parametru, gdyż wymaga on żmudnego ręcznego nadawania kodów kontrahentom ale może się okazać przydatny np. w sytuacji kiedy jest stosunkowo nieduża liczba kontrahentów.
   2. symbol w TS - kod kontrahenta jest taki sam jak pole "Symbol kontrahenta" w TS.
   3. numer w TS - kod kontrahenta jest taki sam jak pole "Numer kontrahenta" w TS.
   4. NIP - kod kontrahenta jest taki sam jak NIP kontrahenta.
   5. NIP bez kresek - kod kontrahenta jest taki sam jak NIP kontrahenta ale pozbawiony kresek
      
      W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Kod nabywcy" znajduje się w sekcji [NAGLOWEK] dokumentu na pozycji nr 12 oraz w sekcji [ZAWARTOSC] kontrahentów na pozycji nr 2
      
      
3. Nazwę skróconą nabywcy wyznaczaj jako - kolejnym polem podobnego typu jest pole "Nazwa skrócona nabywcy". Należy sprawdzić "nazwa skrócona" jest wyznaczana w "Rewizorze" i adekwatnie ustawić parametr. Możliwe ustawienia tego parametru to:
   
   0. nazwa w TS - nazwa skrócona kontrahenta taka sama jak pełna nazwa kontrahenta w TS.
   1. symbol w programie KH - nazwa skrócona kontrahenta taka sama jak kod kontrahenta w "Rewizorze GT", wymaga ręcznego nadania kodu (patrz opis wyżej)
   2. symbol w TS - nazwa skrócona kontrahenta taka sama jak pole "Symbol kontrahenta" w TS.
      
      W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Nazwa skrócona" znajduje się w sekcji [NAGLOWEK] dokumentu na pozycji nr 13 oraz w sekcji [ZAWARTOSC] kontrahentów na pozycji nr 3
      
      
4. "Symbol" VAT dla dokumentów nievatowskich - zalecamy stosowanie łącznika tylko dla faktur, gdyż tak jest skonstruowany format pliku wymiany danych (m.in. wymaga, żeby pozycje każdego dokumentu były pogrupowane wg stawek VAT). Gdyby jednak miały być transmitowane również inne dokumenty (np. koszty zwykłe niefakturowe, noty obciążeniowe itp.), to należy określić do jakiej stawki VAT ma zostać przyporządkowana kwota dokumentu - program domyślnie proponuje "npo" czyli oznaczenie w "Rewizorze GT" stawki "nie podlega"
   
   W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Symbol VAT" znajduje się w sekcji [ZAWARTOSC] dokumentu na pozycji nr 1 - parametr dotyczy dokumentów innych niż faktury

Zakładka "Rewizor GT -> Typy dokumentów"

W zakładce tej należy wprowadzić oznaczenia typów dokumentów stosowane w "Rewizorze GT".

Wiersze są podzielone wg typu dokumentu zgodnie z oznaczeniami stosowanymi w "TS"

• FAo - faktury obce
• FAw - faktury własne
• NOo - noty obciążeniowe obce
• NOw - noty obciążeniowe własne
• ODo - noty odsetkowe obce
• ODw - noty odsetkowe własne
• PKo - (K) koszty inne
• PKw - (P) przychody inne


Kolumny są podzielone wg typu kontrahenta:

• zewnętrzne - wystawione innej firmie lub otrzymane od innej firmy
• wewnętrzne - wystawione na siebie: np. faktury wewnętrzne
• "bez kontrahenta" - dokumenty bez kontrahentów (dotyczy tylko przychodów i kosztów dodatkowych)
  Dodatkowo w ramach każdej grupy występuje podział na dokumenty pierwotne i korygujące ale dotyczy on tylko faktur

Oznaczenia faktur własnych i obcych, pierwotnych i korygujących zostały już nadane zgodnie z dokumentacją "Rewizora GT", pozostałe oznaczenia należy w razie potrzeby transmisji dokumentów danego typu ustalić z firmą "Insert" i wpisać odpowiednie wartości. Niektóre kombinacje nie są obecnie używane w systemie "TS", np. dokumenty korygujące są dostępne tylko dla faktur (wiersze: "FAo" i "FAw"), obszary nieużywane zaznaczone na czerwono nie muszą być w ogóle definiowane, są pozostawione dla ewentualnych przyszłych zastosowań

Edycja danych jest uproszczona, należy dwukrotnie klinąć myszką w odpowiednią komórkę której wartość chcemy zmienić, wpisać symbol i zapisać zmiany przyciskiem nad tabelą.

W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Typ dokumentu" znajduje się w sekcji [NAGLOWEK] dokumentu na pozycji nr 1

Zakładka "Rewizor GT -> Kategorie dokumentów"

W zakładce tej należy wprowadzić oznaczenia kategorii dokumentów stosowane w "Rewizorze GT". Kategoria dokumentu jest jedną z istotniejszych cech łącznika, jej wartość decyduje o sposobie zaksięgowania danego typu dokumentu, dlatego przed zdefiniowaniem kategorii należy ustalić jakie nazwy kategorii są (lub będą) zdefiniowane w "Rewizorze GT" i dopiero potem nadać im adekwatne nazwy w "TS". W razie wątpliwości proszę skonsultować się z serwisem "Rewizora GT".

Wiersze są podzielone wg typu przychodów i kosztów zgodnie z wartościami stosowanymi w "TS". Oprócz typów predefiniowanych

• transport
• spedycja
• inny
• mieszany
  na liście mogą się znajdować również typy zdefiniowane przez Użytkowników
  


Kolumny są podzielone wg typu dokumentu zgodnie z oznaczeniami stosowanymi w "TS":

• FAo - faktury obce
• FAw - faktury własne
• NOo - noty obciążeniowe obce
• NOw - noty obciążeniowe własne
  itd..

W nazwach kategorii można stosować znaczniki wg opisu znajdującego się nad tabelą. Przykładowo znacznik <ciag> określa że, kategorią dokumentu ma być numer rejestracyjny ciągnika przypisanego do danego przychodu lub kosztu. Znacznik taki można np.zastosować dla dokumentów typu transportowego o ile w "Rewizorze GT" każdy z ciągników stanowi osobną kategorię. Można również stosować kategorie wariantywne, np. zdefiniowanie kategorii "<ciag> | INNE" oznacza, że program spróbuje zastosować najpierw numer ciągnika ale jeżeli do dokumentu nie będzie przypisany żaden ciągnik, to wówczas zostanie użyta nazwa kategorii "INNE". Warianty (maksymalnie dwa) można stosować tylko w sytuacji stosowania znaczników, gdyż wariant drugi zopstanie zastosowany tylko w przypadku gdy pierwszy będzie nieokreślony.
Tutaj również można pominąć nadawanie nazw kategorii dla tych typów przychodów i domumentów, których nie chcemy transmitować łącznikiem
Edycja danych jest uproszczona, należy dwukrotnie klinąć myszką w odpowiednią komórkę której wartość chcemy zmienić, wpisać nazwę kategorii i zapisać zmiany przyciskiem nad tabelą.

W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Kategoria dokumentu" znajduje się w sekcji [NAGLOWEK] dokumentu na pozycji nr 19

Zakładka "Rewizor GT -> Symbole stawek VAT"

Jak już wspominaliśmy wcześniej łącznik do "Rewizora GT" wymaga aby pozycje dokumentu były pogrupowane wg stawek VAT. Jednak symbolika stawek VAT w "Rewizorze GT" jest inna niż w "TS", dotyczy to zwłaszcza stawek typu "nie podlega". Stawki niezerowe są określone tak jak to widać na rysunku powyżej, z tym że w odróżnieniu od oznaczeń w "TS" nie mają na końcu symbolu "%", w razie pojawienia się jakiejkolwiek nowej stawki niezerowej w przyszłości należy pilnować schematu: "23%" w "TS" = "23" w "Rewizor GT" itd.

W celu ustalenia odpowiednich oznaczeń dla stawek zerowych: "np" (nie podlega VAT), "zw" (zwolnione), "0e" (zero eksportowe), "0k" (zero krajowe) zalecamy sprawdzenie w dokumentacji "Rewizora GT" lub konsultację z serwisem firmy "Insert", definicje należy wprowadzić dla wszystkich stawek które występują w bazie danych, zarówno na fakturach przychodowych jak i kosztowych

W razie potrzeby konsultacji z serwisem "Rewizora GT" pole "Symbol VAT" znajduje się w sekcji [ZAWARTOSC] dokumentu na pozycji nr 1

Tworzenie i eksport - obsługa łącznika i transmisja dokumentów

Lista transmitowanych dokumentów, podobna do tej którą widać na rysunku powyżej, wyświetli się po wybraniu opcji "Moduły dodatkowe: KHAN - księga handlowa: Tworzenie i eksport". Po wybraniu opcji zawsze początkowo pokażą się te dokumenty, które do tej pory nie zostały wysłane do "Rewizora GT" oraz te, których typy zostały zdefiniowane w paramtrach jako przeznaczone do wysyłania. Bieżąca obsługa łącznika jest bardzo prosta:

1. panel opcji "niewysłane, wysłane, wszystkie" służy do błyskawicznego przełączania widoku dokumentów wg ich statusu wysłania do "Rewizora GT".
   W pierwszej kolumnie tabelki 7) widać status wysłania dokumentu: 0 - niewysłany, 1 - wysłany
   
   
2. przycisk "On/Off" - służy do błyskawicznego zaznaczania dokumentu wysłanego jako niewysłany i na odwrót
   Uwaga: Dokumenty po transmisji automatycznie zaznaczają się jako wysłane, więc przycisku "On/Off" należy używać bardzo ostrożnie i tylko w wyjątkowych sytuacjach, zazwyczaj tylko w sytuacji kiedy z jakiegoś powodu nie uda się wczytanie dokumentów do "Rewizora GT" i chcemy powtórzyć transmisję dla dokumentów, które już raz zostały wysłane
   
   
3. przycisk Excel wysyła biezący widok listy dokumentów do Excela.
   Przykład zastosowania: przed transmisją danych można wysłać dokumenty do systemu Excel w celu późniejszego skontrolowania czy wszystkie dokumenty udało się wczytać do "Rewizora GT"
   
   
4. Data początkowa - data od której mają zostać wysłane dokumenty. Można ją wybrać ręcznie z kalendarza lub wyliczyć przyciskiem "Ostatnia wysłana". W tym drugim przypadku program sam wyliczy z jakiego dnia była robiona ostatnia transmisja i zaproponuje dopowiednią datę
   
   
5. Data początkowa - data do której mają zostać wysłane dokumenty. Można ją wybrać ręcznie z kalendarza lub przyciskiem "Dzisiaj". W tym drugim przypadku program zaproponuje datę bieżącą
   
   
6. przycisk transmisji "Wyślij do Rewizor GT" - po wybraniu dat należy nacisnąć przycisk i tworzony jest plik, który potem można wczytać w systemie "Rewizor GT"
   Przypominamy, że lokalizacja i nazwa pliku jest określona w parametrach ogólnych KHAN
   
   

Kilka uwag praktycznych

• w początkowym okresie używania modułu KHAN przy pierwszych transmisjach zalecamy stosowanie krótkich okresów czasowych do wysyłania dokumentów, w razie ewentualnego niepowodzenia transmisji łatwiej i szybciej można przywrócić stan wyjściowy (mniej dokumentów do zaznaczenia jako "niewysłane")
• sposób wczytania pliku w "Rewizorze GT" należy ustalić w dokumentacji dołączonej do programu "Rewizor GT" lub w serwisie firmy "Insert"